Registreren van documenten
Wat is registreren.
Met het registreren van documenten, zoals een overeenkomst, contract, afspraak of bewijsstuk, wordt bedoeld dat een onafhankelijke organisatie kan bevestigen dat een document of bewijsstuk op een bepaald tijdstip heeft bestaan. Dat registreren gebeurt door het opnemen van een aantal kenmerken van het document in een register.
Doel van het registreren van documenten.
Aan de registratie ontleent een document zijn bewijskracht. In de wereld van authentieke akten, akten door een notaris opgemaakt, vindt ook registratie plaats. Authentieke akten worden door de notaris ter registratie aan een centrale organisatie toegestuurd.
Op dezelfde manier kan een contract door registratie dezelfde bewijskracht als een authentieke akte krijgen.
Belangrijke te bewijzen kenmerken van een document zijn:
-
De datum van het document. Zeker is dat een document bestond op het tijdstip dat het document werd opgenomen in het register;
-
De inhoud van het document. Om latere onzekerheid tussen partijen en/of ten aanzien van derden weg te nemen over de exacte inhoud van het document. Als het document zelf niet in bewaring is gegeven bij de beheerder van het register is in elk geval nog de MD5-Checksum vastgelegd. Dit cijfer is een code die gegenereerd wordt volgens een algemeen geldende methode. Het originele bestand zal altijd dezelfde code genereren, zo lang er absoluut niets aan het bestand is gewijzigd. Verandert er een punt, spatie of andere inhoud van het document dan zal er ook een andere Checksum worden gegenereerd. De checksum geeft dus in combinatie met het originele bestand zekerheid omtrent de inhoud van het geregistreerde document.
-
De betrokken partijen. Wanneer het document een rechtsverhouding tussen partijen behelst is het van belang om in de registratie daar ook gegevens over op te nemen.
Wat wordt vastgelegd bij registratie
Hiervóór zijn al een drietal kenmerken genoemd die kunnen worden vastgelegd. Verder kan aanvullend informatie worden vastgelegd die voor latere toegang tot de registratie van belang kan zijn, zoals
-
De soort document. Of een document met een bepaalde naam, omvang en controlegetal (MD5 checksum) een overeenkomst, een gedicht of een programmacode is maakt voor de bewijskracht niet veel uit, maar voor de toegankelijkheid van de registratie, met name voor de gebruikers zelf, is deze informatie wel nuttig.
-
De partijen die toegang hebben tot het document. Hoe vollediger de betrokken partijen toegang krijgen tot het document, des te sterker is de bewijskracht indien dit aan de orde zou komen bij latere geschillen.
-
De partijen die in kennis worden gesteld van de registratie. Een overeenkomst waarvan de registratie niet aan alle betrokken partijen wordt gemeld heeft minder bewijskracht omdat op andere wijze zekerheid moet worden verkregen omtrent de betrokkenheid van de niet ingelichte partijen.
Voor wie is deponeren van belang
Deponeren / registreren is met name (maar natuurlijk niet uitsluitend) van belang voor:
- accountants
- boekhoudkantoren
- belastingadviseurs
- financieel adviesbureau's
- uitvinders
- schrijvers
- ondernemers
- vermogensbeheerders
- particuliere huurders en verhuurders
- estate planners - estate adviseurs
- advocaten
- juridisch adviseurs
